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城下 直之  (エスオーファイリング研究所) プロフィール
 

 最近、企業の不祥事が話題になることが多い。

共通しているのは一流企業、老舗、有名ブランドである。

最初はそのようなことはありえない、

証拠が出ると「知らなかった」、

社員は自己消火に走り、

風通しの悪さの結果、

トップが辞任に追い込まれる場合もある。


 様々なマネジメントシステムにより

『文書化し記録を残す』ことが重要であることが解ってきた。

だが、ここで言っている文書化とはマニュアルを作成し、

それに則って記録を作成し、

それを保存しておくことを言っている。


 いま、求められているのはトラブルが

発生しないために日頃の文書管理システムをどうするか、

また発生した時に如何に被害を最少に止めるシステムになっているかである。

つまり、トラブルが発生した時に迅速な対応、

顧客等への情報公開、リコール体制の確立、再発防止と恒久対策への取り組み。


 文書管理のキーワードは『ホウレンソウ』『情報の共有化』『 KKDD法』である。


 ここで言う文書管理の機能としては

紙媒体も電子媒体も同様に取り扱われ、

作成された文書が故意に改ざん・偽造されていないで、

必要なら物理的遠隔地に関係なく(世界どこからでも)検索され、

遅くても 48時間以内に必要な文書内容が手元で確認・公開でき、

法的保存期間でなくリスク対応が出来得る期間の文書を保有するシステムである。

そのためには

『情報管理』『事務管理』『記録管理』『旧録管理』を

個別に縦の流れで管理するのでなく、

一つの流れとして横並びにする

『新しい文書管理の流れを考える』必要がある


(文書管理通信: 2007.08号 
http://www.bunkan.jp/bunkan_kikou.html  参照)


文書管理については下記ホームページを参照してください。


『業務内容』 (
http://oosakajyou.sakura.ne.jp/xoops/modules/tinyd0/


『よくある質問』(
http://oosakajyou.sakura.ne.jp/xoops/modules/xoopsfaq/




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