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城下 直之  (エスオーファイリング研究所)  プロフィール
 

 従来から、ISOマネジメント、製造物責任(PL法)、

情報公開法、個人情報保護法等では文書管理の大切さは言われているが、

これは仕事を文書化(マニュアル化)し、

その仕事の結果を記録として残すことの必要性を求めている。


つまり、

トラブル等が発生した時のリスク対策の一つとしての情報開示や

トレーサビリティの役目や証拠証明として表示するための記録である。


 また、蓄積した記録文書をファイリングシステム等の導入で

検索性の向上、スペースセービング、

安全保管・機密保持体制の構築等が行われてきた。

これらの行為の基本は説明責任(アカウタビリティー)を

即時に果たすことで、

第三者へのアピールに使われる。

つまり後手管理であり、組織の『守り』の体制である。


だが、グローバル化した社会変化の激しい時代に

企業の継続を考えると、

情報を収集する所から

加工・作成、活用・記録、保管・保存、処分の

一連の流れを取り入れた文書管理を考える必要がある。


 つまり、情報管理、事務管理、記録管理、旧録管理が

個々の管理として取り扱われてきた。

個々の管理に蓄積されるノウハウを如何に横並びに活用して、

一連の流れの中で情報として取り出し、

推理推測して活用するシステムが求められる。

一般に情報の収集では

外部からの収集を中心にしている場合が多いが、

内部蓄積された情報で、

時代のニーズや技術的に問題、市場の未熟等により

研究・開発・企画テーマが市場に出ることなく眠っている

情報資産が多い。

特に老舗企業では

事業のコアーの応用で最先端技術に甦らせている企業が多い。


 常に新しいことに取り組む時には、

企業に眠っている情報資産を見直すことで

市場への時間が短縮される。

また、過去の事例を参考にして、

情報の推理推測に役立つ手立てにもなる。

これが、先手管理としての情報収集である。

つまり、これからの企業は『攻めの文書管理』を取り入れる必要がある。


 ここで言う攻めの文書管理とは

『組織の創造』に寄与するシステムを作ることである。

そのためには

「情報の収集能力」「情報の選別能力」「知識を生かす能力」を養う。

そこで、私は次の三つを若い人に提案している。

「勉強の仕方を学ぶ」「友達を作る」「酒の飲みかたを覚える」。

また、管理者は常に部下を育てる役目と

手を汚してもリーダーシップをとることを忘れないように心がける。



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